Kasım'ın ilk haftası çoğu salonda sakin geçer. Telefon az çalar, öğleden sonra bir iki boşluk kalır, personel çay molasını biraz uzatır. Aynı salonda 20 Aralık'tan sonra öğle yemeği ayakta yenir ve cumartesi için arayan müşteriye "en erken ocakta" denir.
Yılsonu yoğunluğunun sebepleri her yıl aynıdır: şirket yemekleri, nişanlar, kına geceleri, yılbaşı partileri ve tatile çıkmadan önce bir bakım yaptırmak isteyenler. Bu talep Aralık'a yayılmaz, son iki haftaya yığılır. O haftaları rahat geçirmek için gereken kararların çoğu Kasım'da verilir.
Aşağıdaki adımlar güzellik salonu, kuaför, berber ve tırnak stüdyosu düşünülerek yazıldı. Fizyoterapist, diyetisyen ya da psikolog gibi yılbaşı haftası boşalan işletmeler için ayrı bir bölüm var.
Geçen yılın Aralık kaydını açın
Tahmin için en iyi kaynak kendi defteriniz ya da programınızdır. Geçen yılın 1-31 Aralık arasındaki randevularını gün gün sayın. Hangi gün dolmaya başladı, hangi gün müşteri geri çevrildi, hangi hizmet en çok istendi, bunları bir kâğıda yazın.
Çoğu işletmede tablo şuna benzer: Aralık'ın ilk haftası normal bir hafta gibi geçer, ikinci hafta cumartesiler dolar, son on gün ise her gün cumartesi gibi olur. Sizin salonunuzda kırılma noktası belki 15 Aralık, belki 22 Aralık. Kapora ya da uzatılmış saat gibi kararların hangi tarihten itibaren geçerli olacağını bu tarih belirler.
Defter tutuyorsanız sayım bir akşamınızı alır. Programda kayıt varsa istatistik ekranında yoğun günleri doğrudan görürsünüz. Hiç kayıt yoksa bu yıl tutmaya başlayın, gelecek Kasım bu adım beş dakika sürer.
Personel izinlerini Kasım bitmeden kesinleştirin
Aralık'ta en sık yaşanan kriz, yoğun haftada bir personelin "ben 28'inde memlekete gidiyorum" demesidir. O personelin takviminde o gün için zaten on randevu vardır ve hepsini başkasına kaydırmak ya da müşteriyi arayıp iptal etmek gerekir.
Bu konuşmayı şimdi yapın. Her personele Aralık ve ocağın ilk haftası için izin planını sorun, cevapları yazılı alın. Yoğun günlerde izin vermek zorunda kalırsanız en azından aynı güne iki kişinin izni denk gelmesin.
İzin kesinleşince aynı gün takvime işleyin. İzinli gün takvimde kapalı görünmezse siz, personeliniz ya da online randevu sayfası o güne müşteri yazmaya devam eder. Planla'da zaman bloklama ile kapatılan saate randevu alınamaz; defter kullanıyorsanız o sayfanın üstüne büyük harflerle "İZİNLİ" yazın ve sütunu çizin.
Uzun işlemleri Aralık'ın başına çekin
Son haftada takvimi tıkayan şey randevu sayısı kadar randevu süresidir. 2,5 saatlik bir balyaj, 2 saatlik protez tırnak ya da 90 dakikalık cilt bakımı, aynı sürede yapılacak üç dört fönün ya da kesimin yerini tutar. Yılbaşından önceki günlerde arayan müşterilerin çoğu ise tam da fön, kaş, manikür gibi kısa işler ister.
Uzun işlem yaptıran düzenli müşterilerinize Kasım'da haber verin: "Son hafta çok yoğun oluyor, keratini 5-10 Aralık arasına alalım, yılbaşında saçınız oturmuş olur." Keratin, ombre ya da lazer seansında bu öneri müşterinin de işine gelir, çünkü sonuç birkaç gün sonra daha iyi görünür.
Son on gün için bir sınır da koyabilirsiniz. Örneğin 20 Aralık'tan sonra cumartesi günleri 2 saati aşan işlem alınmaz ya da yalnızca sabah ilk saate yazılır. Bu kuralı telefonu açan herkes bilmeli; tek bir personel bilmezse sınır ilk gün delinir.
Planla gibi bir programda her hizmetin süresi ayrı tanımlandığı için 150 dakikalık balyaj takvimde gerçek yerini kaplar ve haftalık görünümde uzun işlemlerin hangi günlere toplandığını tek bakışta görürsünüz.
Uzatılmış saatleri önceden takvime açın
Son iki hafta akşamları geç kapatmayı ya da pazar açmayı düşünüyorsanız kararı şimdi verin. Ek saat, müşteri onu önceden görürse dolar. 22 Aralık akşamı kapıya "bugün 21:00'e kadar açığız" yazısı asmak o akşamı doldurmaz, çünkü müşteriler planını bir hafta önce yapmıştır.
Ek saatin ne kadar yer açtığını kabaca hesaplamak kararı kolaylaştırır. Diyelim ki iki personel son dört hafta boyunca haftada iki akşam ikişer saat fazla çalışıyor. Bu, kısa işlemlerle dolan bir haftada ciddi bir kapasite demektir.
Hesabın öbür tarafı personelin gücüdür. Sabah 9'da başlayan bir kuaförün akşam 21:00'de yaptığı fön, öğlen yaptığıyla aynı olmaz. Akşam uzatma yapan personelin o gün bir saat geç başlaması ya da ertesi sabah ilk randevusunun 11:00'de olması dengeyi korur. Molaları da takvime randevu gibi yazın, yoğun günde yazılmayan mola hiç kullanılmaz.
Düzenli müşterilere önce haber verin
Her ay gelen müşteri yılsonu randevusunu genelde son anda ister, çünkü yıllardır ona bir yer bulunduğunu bilir. Bu müşteriyi "kusura bakmayın, doldu" diye geri çevirmek bir randevudan fazlasını kaybettirebilir, bir sonraki ay o müşteri başka bir salonda oturuyor olabilir.
Kasım'ın ikinci yarısında düzenli müşterilerinize kısa bir mesaj atın. Örneğin: "Aralık'ın son haftası hızla doluyor, yılbaşı öncesi gelmek isterseniz yerinizi şimdi ayıralım." Bu mesajı herkese aynı gün göndermeyin:
- Önce en sık gelen 20-30 müşteriyle başlayın.
- Bir hafta sonra son üç ayda en az bir kez gelenlere geçin.
- Aralık başında Instagram'da ve salonda genel duyuruyu yapın.
Online randevu sayfanız varsa bağlantısını mesaja ekleyin. Müşteri boş saatleri kendisi görür ve "cumartesi var mı, yoksa pazar mı?" diye uzun bir yazışma başlamaz. Instagram profilinizdeki bağlantıyı da bu dönemde biyografinin ilk satırına taşıyın.
Yoğun günler için kapora ve iptal kuralı koyun
Yoğun haftada son dakika iptali normal bir haftadakinden pahalıya gelir. Sakin bir salıda boşalan saat çoğu zaman boş kalır ve kimse bir şey kaybetmez. Yılbaşından önceki cumartesi boşalan saat için ise geri çevirdiğiniz üç müşteri vardır ve hepsi başka yere yazılmıştır.
Kapora kuralını bütün yıl için koymak istemiyorsanız yalnızca yoğun tarihlere uygulayabilirsiniz. Örneğin 18-31 Aralık arasındaki randevulara ya da sadece 90 dakikayı aşan işlemlere. Kural kısa olsun ve şunları söylesin:
- Hangi tarihlerde ve hangi hizmetlerde kapora alındığı
- Kaporanın tutarı
- Kaç saat öncesine kadar yapılan iptalde iade edildiği
- Saat değişikliğinde kaporanın yeni randevuya aktarılıp aktarılmadığı
Planla'da randevu ücretinin tamamı ya da kaporası randevu alınırken kredi kartıyla ödenir, telefonda IBAN gönderip dekont beklemeniz gerekmez. Hatırlatma mesajını da yoğun dönemde atlamayın. Bir gün önce giden mesaj sayesinde gelemeyecek müşteri durumu bir akşam önceden bildirir ve siz o saati bekleyen birine verirsiniz.
Yılbaşı haftası boşalan işletmelerde plan tersine döner
Fizyoterapist, diyetisyen, psikolog ve pilates stüdyolarında tablo farklıdır. Aralık'ın son haftası danışanlar tatile çıkar ya da "yeni yılda başlarım" der, ocağın ikinci haftasında takvim birden dolar. Burada yapılacak iş, boşalacak haftayı önceden görüp izinleri oraya koymak ve ocak için yer açmaktır.
Haftalık seansı olan danışanlara Kasım'da sorun: yılbaşı haftasında geliyor musunuz? Gelmeyecekler için o haftanın seansını şimdiden kaldırın ve ocaktaki tarihi yazın. Fizyoterapide tedavisi yarım kalan bir danışan iki hafta ara verirse ilerleme geri gidebilir; bu kişilere Aralık ortasına ek bir seans önermek mantıklıdır.
Sık Sorulan Sorular
Aralık hazırlığına ne zaman başlamak gerekir?
Kasım'ın ilk iki haftası yeterlidir. İzinler, ek saatler ve kapora kuralı Kasım bitmeden belli olursa, müşteriler Aralık başında yer ayırmaya başladığında takviminiz hazır olur.
Yoğun dönemde fiyat artırmak doğru mu?
Bazı işletmeler son haftaya özel fiyat uygular, bazıları uygulamaz. Uygulayacaksanız bunu Kasım'da duyurun ve randevu alınırken müşteriye söyleyin. Kasada öğrenilen fiyat farkı, yoğun bir günde tartışma çıkarır ve arkadaki müşteriyi bekletir.
Randevusuz gelen müşteriye yoğun günde ne denir?
Son haftada kapıdan dönen müşteri kötü bir izlenimle ayrılır. Günde bir iki kısa aralığı yalnızca kapıya gelenler için boş bırakabilirsiniz. Bu saatleri takvimde kapatın ki telefonla doldurulmasın.
Ek saat açtım ama dolmazsa ne olur?
Dolmayan akşamı bir hafta önceden fark ederseniz kapatıp personeli erken gönderebilirsiniz. Bunun için ek saatlerin doluluğuna her pazartesi bakın ve 15 Aralık'a kadar dolmayan pazar gününü iptal edin.
Bu hafta yapılacak ilk iş, geçen Aralık'ın kaydını açıp en çok dolan beş günü bir kâğıda yazmak. Personelle izin konuşmasını o liste masanın üstündeyken yapın.