Cuma akşamı kapanışa yarım saat var. Manikürcünüz Merve yanınıza gelip pazartesi izin alıp alamayacağını soruyor, kardeşinin nişanı varmış. Siz "tamam" diyorsunuz, sonra deftere bakıyorsunuz: pazartesi Merve'nin adına dört randevu yazılı, birinin telefonu da eksik.
Küçük işletmelerde izin meselesi çoğu zaman böyle çözülür. Biri ister, siz iyi niyetle evet dersiniz, randevular da ertesi gün telefonla tek tek kaydırılır. Bir kez olunca idare edilir. Ayda üç dört kez olunca hem müşteri hem personel yorulur, siz de pazartesi sabahı tezgâhın arkasında telefonla uğraşırsınız.
Aşağıda 1 ile 15 kişi arasında çalışan bir güzellik salonu, kuaför, klinik ya da stüdyo için uygulanabilir bir personel izin planı var. Kuralları bir kez yazıp herkesle paylaşırsanız izin konusu her hafta yeniden tartışılmaz.
İzin talebinin kuralını yazılı hale getirin
İlk iş, izin isteğinin ne kadar önceden ve nasıl iletileceğini belirlemek. Sözlü "abla yarın gelmesem olur mu" alışkanlığı sürdükçe plan yapamazsınız. Kuralı bir kâğıda yazıp mutfak panosuna asın ya da çalışanların WhatsApp grubuna sabitleyin.
Örnek bir kural metni şöyle olabilir:
- Yıllık izin en az üç hafta önce istenir.
- Tek günlük izin en az iki hafta önce istenir.
- Talep yazılı iletilir (mesaj yeterli), sözlü talep kayda geçmez.
- Aynı gün için ilk talep eden önceliklidir.
- Hastalık ve ölüm gibi durumlar bu kuralların dışındadır.
Süreleri kendi işinize göre ayarlayın. Randevuları iki üç hafta önceden dolan bir cilt bakım salonunda iki haftalık süre kısa kalır. Berberde, müşterilerin çoğu aynı hafta randevu alıyorsa bir hafta da yetebilir. Ölçü basit: izin onaylandığında o kişinin takviminde henüz çok randevu olmamalı.
Yasal yıllık izin süreleri ve ücretli izin konularında muhasebecinize danışın. Buradaki kurallar işin randevu tarafını düzenlemek içindir.
Yoğun günleri görmeden izin günü vermeyin
Her gün aynı değerde değildir. Kuaförde cumartesi, gelin sezonunda cuma, diyetisyende pazartesi sabahı çoğu zaman en dolu zamandır. Bu günlerde bir kişinin eksilmesi, sakin bir salı gününe göre çok daha fazla müşteriyi etkiler.
Son iki üç ayın randevularını gün gün sayın. Defter tutuyorsanız bir akşam oturup her güne çizgi atmanız yeterli. Ortaya çıkan tablo, hangi günlerde izin vermemeniz, hangilerinde rahatça verebileceğiniz konusunda net bir fikir verir.
Örnekteki gibi bir tablo çıkarsa cumartesi için kural koyabilirsiniz: ayda en fazla bir cumartesi izni, o da sırayla. Salı ve çarşamba ise izin günleri için ilk aday olur. Bu kuralı personel baştan bilirse "neden bana cumartesi izin vermiyorsun" konuşması kişisel bir mesele olmaktan çıkar.
Haftalık izin günlerini dağıtarak kurun
Haftalık izin günü sabit olunca müşteri de alışır. Pazartesi gelen düzenli müşteriniz Derya'nın pazartesi çalışmadığını bilir, randevusunu ona göre alır. Sorun, herkesin aynı günü istemesiyle başlar. Dört kişilik bir ekipte üç kişi pazar ve pazartesiyi isterse pazartesi salon yarım kadroyla açılır.
Bunun için iki yol işe yarar:
- Her personelin izin günü sabit ve farklı olur. Elif salı, Merve çarşamba, Derya pazartesi gibi. Müşteri alışır, takvim dengeli kalır.
- İzin günleri ay ay döner. Bir ay biri pazartesi, diğeri salı izin yapar, sonraki ay yer değiştirirler. Herkesin istediği güne sırayla denk gelir.
Küçük ekiplerde ilk yol genelde daha az karışıklık çıkarır. Dönüşümlü izinde müşteriye "bu ay Merve Hanım çarşamba yok" demeyi unutmamanız gerekir, bu da ekstra iş demek.
Bir şeye daha dikkat edin: aynı hizmeti yapan iki kişi aynı gün izinli olmasın. Salonda kirpik lifting yapan iki kişi varsa ve ikisinin izni aynı güne denk gelirse o gün bu hizmet hiç satılamaz.
Herkesin bildiği izin kuralları
Kurallar ne kadar kısa olursa o kadar uygulanır. Uzun bir yönetmelik yazmak yerine birkaç maddeyi herkesin göreceği bir yere koyun. İşe yeni başlayan biri de ilk gün bu maddeleri okusun.
Bayram öncesi haftayı ayrıca düşünün. Kuaförde ve güzellik salonunda bayram arifesinden önceki üç dört gün yılın en dolu günleri arasındadır. Bu haftayı izne kapatmak ve bunu yılın başında söylemek, sonradan çıkacak "ben bilet almıştım" tartışmasını önler. Yaz aylarındaki yıllık izinleri de yılın başında bir takvime yazın, aynı haftaya iki kişinin denk gelmesini o zaman görürsünüz.
Randevusu olan güne gelen ani izin
Bütün kurallara rağmen biri sabah yedide "ateşim var, gelemeyeceğim" diye mesaj atar. Bu durumda acele etmeden, sırayla şunları yapın:
- O kişinin günlük randevu listesini çıkarın.
- Her randevu için aynı hizmeti yapabilecek başka bir personelin boş saati var mı bakın.
- Müşteriyi arayıp iki seçenek sunun: aynı saatte başka bir personel ya da başka bir gün aynı personel.
- Ulaşamadığınız müşteriye mesaj yazın, randevu saatinden bir iki saat önce tekrar arayın.
Müşteriye ne söyleyeceğiniz de önemli. "Merve Hanım rahatsızlandı, bugün gelemiyor. Saat 11'deki randevunuzu Elif Hanım alabilir, isterseniz perşembe Merve Hanım'a da kaydırabilirim" gibi bir cümle hem açıklama yapar hem seçim bırakır. Saç boyası ya da kalıcı makyaj gibi kişiye bağlı hizmetlerde müşterinin çoğu kendi personelini bekler, bu yüzden erteleme seçeneğini mutlaka sunun.
Takvim bir programdaysa bu dağıtım çok daha hızlı olur. Planla personel takviminde her çalışan kendi sütununda görünür, izinli kişinin randevularını diğer sütunlardaki boşluklara bakarak taşıyabilirsiniz.
Ani izin sık tekrarlanıyorsa bunu ayrıca konuşun. Bazen sebebi fazla yoğun bir çalışma düzenidir, bazen de başka bir şey. Her iki durumda da plan bunu tek başına çözmez.
İzni takvime hemen işleyin
İzin onaylandığı an o kişinin takvimi kapatılmalı. Defter kullanıyorsanız o günün sayfasına, o kişinin sütununa büyük harfle "İZİN" yazın ve üstünü çizin. Kapatılmayan izin günü, başka bir personelin telefonda iyi niyetle randevu vermesiyle sorun çıkarır.
Online randevu sayfası kullanıyorsanız bu adım daha da önemli. Müşteri gece on birde boş saat görür ve randevusunu alır, kimse ona "o gün izinli" diyemez. Planla'da zaman bloklama ile izin günü ya da öğleden sonrası kapatılır, kapatılan saate randevu alınamaz. Boş saatler personelin çalışma saatlerine göre hesaplandığı için izinli kişinin o gün randevu sayfasında boş saati görünmez.
Personelin kendi takvimini görmesi de işe yarar. Her çalışan izninin takvimde kapatıldığını kendi telefonundan görürse "izin verdin mi, unuttun mu" sorusu ortadan kalkar. Planla'da personelin neyi görüp değiştirebileceğini ayarlayabildiğiniz için kasa ve müşteri bilgilerini gizleyip yalnızca takvimi açabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
İki kişi aynı gün izin isterse ne yapmalıyım?
Önceden yazdığınız kurala göre karar verin: ilk talep eden önceliklidir. Kural yoksa bu sefer birine öncelik verin, kuralı da o gün yazın. Aynı hizmeti yapan iki kişiyse ikinciye yakın bir başka gün önermek en kolay çözüm olur.
Müşteriye personelin izinli olduğunu nasıl söylemeliyim?
Kısa ve somut söyleyin, sebebin ayrıntısına girmeyin. "Merve Hanım o hafta izinde, isterseniz bir sonraki hafta ona alabilirim ya da Elif Hanım bakabilir" yeterli. Düzenli müşterilere yıllık izni bir iki hafta önceden haber vermek, randevu bekleyip gelemeyen müşteri sayısını azaltır.
Tek kişilik işletmede izin planı gerekir mi?
Gerekir, belki daha da fazla. Tek kişi izne çıkınca bütün işletme kapanır. Tatil günlerini en az bir ay önce takvimde kapatın, o haftaya randevusu yaklaşan düzenli müşterilere de önceden haber verin.
Yarım gün izin nasıl ayarlanır?
Yarım gün iznini tam gün gibi takvime işleyin, sadece kapatılan saat aralığını belirtin. Örneğin 14:00 sonrası kapalı yazılırsa sabah randevuları olduğu gibi kalır. Sık yaşanıyorsa "yarım gün izin en az bir hafta önce istenir" gibi ayrı bir kural koyabilirsiniz.
Bu hafta yapılacak ilk iş: son üç ayın randevularını gün gün sayın, en dolu iki günü bulun ve izin kurallarınızı bu iki güne göre yazıp ekibinizle paylaşın.