Randevu programı aramaya çoğu zaman kötü geçen bir günün akşamı başlanır. Defterde iki müşteri aynı saate yazılmıştır, biri yarım saat beklemiş ve söylenerek çıkmıştır, telefon da gün boyu susmamıştır. O akşam açılan beş altı sitenin hepsi aşağı yukarı aynı cümleleri kurar.
Özellik listeleri birbirine benzer. Sizin bilmeniz gereken, programın işletmenizin sıradan bir salı gününü kaldırıp kaldıramayacağıdır: üç personel, iki iptal, bir paket müşterisi, öğle arası ve gün sonu kasası.
Aşağıdaki maddeler, bir programı deneme süresinde gerçek randevularla sınamanız için hazırlandı. Hangi programı seçerseniz seçin, aynı soruları sorabilirsiniz.
Önce kendi işletmenizin rakamlarını yazın
Programlara bakmadan önce bir kâğıda birkaç rakam yazın. Kaç personel çalışıyor, kaç farklı hizmet veriyorsunuz, ayda kabaca kaç randevu alıyorsunuz, müşteri listenizde kaç kişi var.
Bu rakamlar hangi planın size yettiğini baştan gösterir. Diyelim ki tek başına çalışan bir diyetisyensiniz ve ayda 25 görüşme yapıyorsunuz; ücretsiz bir plan bir süre işinizi görebilir. Üç koltuklu bir kuaförde ise aynı plan ilk haftada dolar.
Bu listeye birkaç ay sonrasını da ekleyin. Yeni bir personel almayı ya da hizmet listesine cilt bakımı eklemeyi düşünüyorsanız, programın bu büyümeyi kaldırması gerekir. Altı ay sonra yeniden program aramak, müşteri listesini ve ekibin alışkanlıklarını ikinci kez taşımak demektir.
Bir de sizi en çok yoran şeyi yazın. Kiminde sorun gelmeyen müşteridir, kiminde işlem sırasında çalan telefon, kiminde ay sonu tutmayan kasa. Programları karşılaştırırken önce bu derde bakın, kalan özellikler sonra gelir.
Müşterinin göreceği sayfayı telefondan deneyin
Müşterilerinizin çoğu randevu sayfasını telefondan açar, genellikle Instagram profilindeki bağlantıya dokunarak. Programı denerken sayfayı kendi telefonunuzdan açın ve bir müşteri gibi baştan sona randevu alın.
Bu denemede şunlara bakın:
- Boş saatler hizmetin süresine göre mi hesaplanıyor? 90 dakikalık saç boyama, 30 dakikalık kesimle aynı boşlukta gösterilmemeli.
- Müşteri personel seçebiliyor mu, seçmezse uygun personeli program mı buluyor?
- Öğle molanızı ya da izin gününüzü kapattığınızda o saatler sayfadan kalkıyor mu?
- Bağlantı kısa mı, Instagram biyografisine konacak gibi mi?
- Randevu kaç adımda bitiyor, müşteri uzun bir form doldurmak zorunda kalıyor mu?
Sayfayı bir de yaşça büyük bir müşterinizin gözüyle düşünün. Yazılar küçükse ya da düğmeler birbirine çok yakınsa, o müşteri yine telefona sarılır.
Bir test daha yapın: aynı saate iki ayrı telefondan randevu almayı deneyin. İlk randevu alındıktan sonra o saat ikinci telefonda hâlâ boş görünüyorsa, bu program size çakışmalı günler yaşatır.
Hatırlatma mesajlarının faturasını önceden sorun
Gelmeyen müşteriyi azaltan en basit şey, randevudan bir gün önce giden hatırlatmadır. Burada iki soruya net cevap alın: mesaj hangi kanaldan gidiyor ve her mesaj ayrıca ücretlendiriliyor mu.
SMS her telefona ulaşır. WhatsApp mesajı müşterinin zaten gün içinde baktığı yere düşer ve içine konum bağlantısı konabilir, ilk kez gelen müşteri dükkânı aramak zorunda kalmaz. Mesaj başına ücret alınan bir sistemde ise yoğun bir ayın sonunda beklemediğiniz bir fatura çıkabilir. Örneğin ayda 400 randevunuz varsa ve her birine bir hatırlatma gidiyorsa, mesaj başı ücreti 400 ile çarpıp aylık maliyete ekleyin.
Planla ücretli planlarında hatırlatmalar SMS ya da WhatsApp'tan sınırsız gider, ay sonunda ek mesaj faturası çıkmaz ve mesaja işletmenin konumu eklenir. Ücretsiz planında ise hatırlatma yoktur. Başka programlara bakarken de ücretsiz planda hangi özelliklerin kapalı olduğunu tek tek okuyun.
Personelin ne göreceğine siz karar verebilmelisiniz
Ekibiniz varsa programı bir de personelin gözünden deneyin. Kalfanın sabah telefonunu açınca kendi gününü görmesi, telefonla arayan müşteriyi kendisi takvime yazabilmesi sizin yükünüzü azaltır.
Öte yandan herkesin her şeyi görmesini istemeyebilirsiniz. Günlük ciro, müşterilerin telefon numaraları, başka personelin primi bunların başında gelir. Denemede bir personel hesabı açın, o hesapla girip şunlara bakın:
- Personel yalnızca kendi takvimini mi görüyor, herkesinkini mi?
- Randevu oluşturup silebiliyor mu, siz bunu açıp kapatabiliyor musunuz?
- Kasa ve müşteri iletişim bilgileri ondan gizlenebiliyor mu?
Personel izne çıktığında ya da öğle arasına girdiğinde o saatleri kapatmak bir iki dokunuşu geçmemeli. Kapatmak uğraştırıyorsa kimse kapatmaz, müşteri de boş görünen saate randevu alır ve kapıda kimseyi bulamaz.
Bir de yeni randevu geldiğinde kime haber gittiğine bakın. Online alınan bir randevunun bildirimi telefonunuza düşmüyorsa, sabah takvimi açana kadar o müşteriden haberiniz olmaz.
Müşteri kayıtları, paketler ve kasa
Takvim işin yarısıdır. Müşteri geldiğinde ona dair bildiğiniz şeyler de bir yerde durmalı: geçen sefer hangi hizmeti aldı, cilt tipi ne, yama testi yapıldı mı, borcu kaldı mı.
Seansla çalışan işletmeler için paket takibi ayrı bir sınavdır. Lazer epilasyonda 8 seanslık paket alan müşterinin kaçıncı seansta olduğunu, müşteri karşınızda beklerken defterden bulmak zordur. Programda müşteri kartını açınca "5 seans kullanıldı, 3 kaldı" gibi bir satır görebilmelisiniz. Fizyoterapide ya da pilateste her hafta aynı saatte gelen müşteri için randevuyu bir kez kurup sonraki haftaların kendiliğinden açılması da bakılacaklar arasında.
Kasa tarafında şu denemeyi yapın: bir hizmet, bir ürün satışı ve bir gider girin (örneğin çay ve şeker alışverişi). Gün sonunda toplamı ve hangi personelin ne kadar iş yaptığını tek ekranda görebiliyorsanız ay sonu hesabı çok kısalır.
Yıllardır tuttuğunuz müşteri listesi de işin içinde. Program bu listeyi toplu aktarabiliyor mu, yoksa 600 kişiyi tek tek mi yazacaksınız, bunu ilk gün sorun. Kayıtların otomatik yedeklenip yedeklenmediğini de öğrenin; telefon bozulduğunda randevularınız da onunla gitmemeli.
İnternet meselesi küçük görünür ama salonda sık yaşanır. Modem kapanır, mobil veri çekmez, saat dokuzda ilk müşteri kapıdadır. Planla'nın mobil uygulaması internet kesildiğinde de günün randevularını ve müşteri bilgilerini gösterir. Baktığınız her programda bunu kendiniz deneyin: telefonu uçak moduna alıp uygulamayı açın.
Deneme süresini gerçek randevularla geçirin
Demo hesapta birkaç tıklama yapıp karar vermek yanıltır. Boş bir takvim her programda düzgün görünür. Programı bir hafta boyunca gerçek randevularla ve defterle yan yana kullanın.
Bir haftalık plan şöyle olabilir:
- İlk gün hizmetlerinizi süreleri ve fiyatlarıyla, personelinizi çalışma saatleriyle girin.
- Sonraki iki üç gün yeni gelen her randevuyu hem deftere hem programa yazın.
- Randevu sayfası bağlantısını birkaç düzenli müşterinize gönderin ve randevuyu alırken nerede takıldıklarını sorun.
- Hafta sonunda defterle programı yan yana koyun: eksik, çakışan ya da yanlış saatte duran randevu var mı bakın.
Denemenin en az bir gününü yoğun bir güne denk getirin. Cumartesi ya da bayram öncesi bir gün, programın size gerçekten zaman kazandırıp kazandırmadığını sakin bir salıdan daha iyi gösterir.
Ücretli plana geçerken taahhüt ve cayma bedeli olup olmadığını mutlaka sorun. Planla'da taahhüt yoktur, beklediğiniz sonucu alamazsanız ilk 14 gün içinde koşulsuz iade yapılır. Güncel fiyatları https://planla.co/fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.
Personelinizi de denemeye katın. Programı her gün kullanacak olan onlardır ve bir haftanın sonunda hangi ekranın işe yaradığını, hangisinin uğraştırdığını sizden iyi bilirler.
Sık Sorulan Sorular
Ücretsiz bir randevu programı yeter mi?
Tek başınıza çalışıyorsanız ve ayda az sayıda randevu alıyorsanız bir süre yetebilir. Personel sayısı, hizmet sayısı ve aylık randevu sınırlarına bakın. Hatırlatma mesajı çoğu ücretsiz planda kapalı olduğu için gelmeyen müşteri derdiniz varsa ücretli planı hesaba katın.
Müşterilerimin bir kısmı online randevu almaz, yine de program işe yarar mı?
Yarar, çünkü telefonla gelen randevuyu da siz ya da personeliniz programa yazarsınız. Takvim tek yerde durur, çakışma olmaz ve hatırlatma o müşteriye de gider. Online sayfayı kullanan müşteri sayısı zamanla kendiliğinden artar.
Programa geçince telefonla randevu almayı bırakmam gerekir mi?
Gerekmez. İlk haftalarda telefonu açmaya devam edin, arayan müşteriye konuşmanın sonunda randevu sayfasının bağlantısını mesajla gönderin. Böylece bir sonraki randevusunu kendisi alabileceğini öğrenir.
Personel programı kullanmak istemezse ne yapmalıyım?
Önce yalnızca kendi takvimini görmesini sağlayın, ilk günden kasa ve rapor ekranlarıyla uğraştırmayın. Sabah telefonundan gününe bakmanın, kimin geleceğini sormaktan kolay olduğunu birkaç gün içinde görür. Bu hafta bir deneme hesabı açın, hizmetlerinizi girin ve yarınki randevuları defterle birlikte programa da yazarak başlayın.