Bir güzellik salonunda sabah 11'de telefon çaldığında elinizden biri genellikle bir müşterinin kaşındadır. Telefonu açamazsınız, akşam geri dönmeyi unutursunuz, ertesi gün o müşteri başka bir yerden randevusunu almış olur. Online randevu sayfası bu aramaların bir kısmını üstlenir: müşteri boş saatleri görür, kendine uyanı seçer, siz işinize devam edersiniz.
Ama sayfa kurulduğu gibi bırakılırsa iş görmez. Yanlış girilmiş bir hizmet süresi, unutulmuş bir öğle arası ya da on beş kalemlik karışık bir hizmet listesi ilk hafta içinde çakışan randevulara ve "ben bunu seçtim ama yanlışmış" mesajlarına dönüşür.
Sayfayı açmak bir akşamlık iş. Asıl emek, müşterinin karşısına çıkacak bilgiyi önceden toparlamakta.
Hizmet listesini sayfaya koymadan sadeleştirin
Defterde "bakım" yazmak size yeter, çünkü ne yapılacağını siz bilirsiniz. Sayfada ise seçimi müşteri yapar ve seçtiği hizmetin süresi takvimde yer kaplar. Her hizmetin adı, süresi ve ücreti ayrı ayrı belli olmalı.
Listeyi hazırlarken her kalem için şunlara bakın:
- Müşteri hizmetin adını okuyunca ne yapılacağını anlıyor mu? "Klasik bakım" yerine "Klasik Cilt Bakımı" yazmak gibi.
- Aynı işin iki ayrı fiyatı varsa (kısa saç ve uzun saç fönü gibi) bunlar iki ayrı hizmet olarak mı duruyor?
- Müşterinin tek başına seçmemesi gereken bir hizmet var mı? İlk kez gelen biri için lazer öncesinde bir ön görüşme gerekiyorsa, sayfada lazer yerine ön görüşme yer almalı.
- Liste bir telefon ekranında rahat okunuyor mu?
Diyelim ki 6 kişilik bir salonun duvarında 40 kalemlik bir fiyat listesi var. Hepsini sayfaya koymak gerekmez. Müşterilerin en sık aldığı 10-12 hizmeti koyun, nadir istenen ve uzun konuşma gerektiren işleri telefonda bırakın. Fizyoterapistte "ilk değerlendirme" ve "kontrol seansı", diyetisyende "ilk görüşme" ve "kontrol" gibi iki üç kalem çoğu zaman yeterli olur.
Çalışma saatlerini kapıdaki tabelaya göre değil, gerçek güne göre girin
Sayfa boş saatleri sizin girdiğiniz çalışma saatlerinden hesaplar. Kapıda 10:00-20:00 yazıyor ama her gün 13:00-13:45 arası yemek yiyorsanız, o 45 dakika da kapatılmalı. Yoksa ilk hafta bir müşteri tam öğle arasına manikür alır ve yemeğiniz tezgâhta soğur.
Düzenli kapattığınız saatleri bir kez girin: öğle arası, cuma namazı, çocuğu okuldan aldığınız saat, ayın ilk pazartesi yaptığınız sayım. Tek seferlik işler için (bir eğitim günü, kendi doktor randevunuz) yalnızca o günün saatini ayrıca kapatın.
Son randevu saatine de bakın. Salon 20:00'de kapanıyorsa 90 dakikalık bir saç boyası 19:30'a alınmamalı. Planla gibi bir programda boş saatler hizmetin süresine, personele ve çalışma saatlerine göre hesaplanır, mola ve izinler zaman bloklamayla kapatılır ve o saate randevu alınamaz. Kullandığınız araç bunu kendisi hesaplamıyorsa son saatleri elle kontrol etmeniz gerekir.
Hangi personel hangi hizmeti yapıyor, bunu ayrıca tanımlayın
Üç kişilik bir salonda kirpik liftingi yalnızca Elif yapıyorsa, sayfa bu hizmeti seçen müşteriye yalnızca Elif'in boş saatlerini göstermeli. Bunu tanımlamazsanız randevu, kirpik yapmayan Ayşe'nin takvimine düşer ve sabah gelen müşteriyi kimin karşılayacağı kapıda konuşulur.
Her personel için iki şeyi not edin: yaptığı hizmetler ve çalıştığı günler. Haftada üç gün gelen yarı zamanlı bir çalışanınız varsa diğer dört günü kapalı olmalı. Yıllık izni belli olan personelin izin günlerini de sayfa açılmadan girin.
Müşterinin personel seçip seçemeyeceğine de karar verin. Berberde müşteri çoğunlukla ustasını seçmek ister, fizyoterapi kliniğinde ise "kim boşsa o olsun" diyen çoktur. İkisi de olur. Kendi müşterilerinizin telefonda nasıl konuştuğunu hatırlayın: "Ahmet Bey'e yazın" diyorlarsa seçim açık kalsın.
Telefonda her gün anlattıklarınızı bir kez yazın
Sayfadaki kısa metinler, telefonda tekrar tekrar söylediğiniz cümlelerdir. Bir kez düzgün yazarsanız aynı soruyu her gün cevaplamazsınız.
- İşletme açıklaması: iki cümle yeter. Ne yaptığınız ve hangi semtte olduğunuz.
- Adres tarifi: "Eczanenin üstü, 2. kat, asansör var" gibi müşterinin kapıyı bulmasını sağlayan bir cümle.
- Hazırlık notları: ağda için tüylerin birkaç milimetre uzamış olması, fizyoterapiye rahat kıyafetle gelinmesi, diyetisyenin ilk görüşmesine son kan tahlilinin getirilmesi.
- İptal ve gecikme kuralı: kaç saat öncesine kadar iptal edilebileceği, 15 dakika geç kalan müşterinin randevusunun ne olacağı.
Kapora alacaksanız bunu da burada açıkça yazın. Gelin makyajı ya da 3 saatlik keratin bakımı gibi uzun ve boş kalınca pahalıya patlayan hizmetlerde kaporayı kartla önceden almak mantıklıdır. 15 dakikalık kaş almada ise kapora çoğu müşteriyi sayfadan geri çevirir. Kaporayı hizmet bazında düşünün, bütün sayfaya tek kural koymayın.
Sayfayı paylaşmadan önce müşteri gibi deneyin
Kendi telefonunuzdan üç dört randevu alın
Bağlantıyı kimseyle paylaşmadan önce kendi telefonunuzdan, müşteri gibi birkaç randevu alın. Bir de bir arkadaşınıza aldırın. Siz sistemi bildiğiniz için fark etmediğiniz yerde o takılır.
Denerken şu sırayla bakın:
- Öğle arasına ya da kapattığınız bir saate randevu alınabiliyor mu?
- En uzun hizmetiniz için gösterilen son saat, kapanıştan önce bitecek şekilde mi?
- Yalnızca bir personelin yaptığı hizmet doğru kişinin takvimine düşüyor mu?
- Randevu alınınca size bildirim geliyor mu, müşteriye onay gidiyor mu?
- Adres tarifi ve hazırlık notu müşterinin gözüne çarpıyor mu?
Planla'da müşteri randevusunu sayfadan aldığında randevu takvime kendiliğinden düşer ve mobil uygulamaya bildirim gelir. Deneme randevularınız da böyle görünecektir. Kontrol bitince onları silin, yoksa gerçek bir müşteriye o saat dolu görünür.
Bağlantıyı müşterinin sizi aradığı her yere koyun
Sayfanın bağlantısı müşterinin size ulaşmaya çalıştığı her yerde durmalı: Instagram profilinin biyografisi, WhatsApp Business'taki karşılama mesajı, Google işletme kaydındaki web sitesi alanı, kasanın yanındaki küçük bir QR kart.
Eski müşterileriniz bir süre daha arayacak. Onları zorlamayın. Telefonu açtığınızda randevuyu verin, kapatmadan önce bağlantıyı da gönderin. Telefona bakamadığınız bir saatte dönüş yaparken de aynısını yapın; çoğu müşteri bir sonraki sefere kendisi alır.
İlk ay boyunca sayfadan kaç randevu geldiğini haftalık sayın. Örneğin haftada 40 randevunuzun 5'i sayfadan geliyorsa başlangıç için fena değil. Hangi düzenli müşterilerin hâlâ yalnızca aradığına bakın ve bağlantıyı onlara bir kez daha, randevularını onaylarken gönderin.
Bir şartı atlamayın: telefonla verdiğiniz her randevuyu hemen aynı takvime yazın. Defterde kalan tek bir randevu, sayfanın o saati boş göstermesi ve iki müşterinin aynı anda kapıda olması demektir.
Sık Sorulan Sorular
Online randevu sayfası için web sitem olması gerekir mi?
Gerekmez. Randevu programları sayfayı kendi adresinde açar, siz yalnızca bağlantıyı paylaşırsınız. Web siteniz varsa oraya da bir "Randevu al" düğmesi koyup aynı bağlantıya yönlendirebilirsiniz.
Müşteri yanlış hizmeti seçerse ne yapmalıyım?
İlk haftalarda bu birkaç kez olur. Yeni gelen randevulara göz atın; 40 dakikalık manikür seçip not kısmına "kalıcı oje de istiyorum" yazan müşteriyi arayıp süreyi uzatın. Aynı hata sık tekrar ediyorsa hizmetin adı yeterince açık değildir, adı değiştirin.
Müşterilerimin bir kısmı yaşlı, sayfayı kullanmazlar. Yine de açmalı mıyım?
Telefonla randevu almaya devam edebilirsiniz, iki yol aynı takvime yazıldığı sürece çakışma olmaz. Sayfa, akşam 23:00'te randevu almak isteyen ve sizi o saatte arayamayan müşteri için var. Telefonu bırakmanız gerekmez, yalnızca telefonla gelen randevuyu da aynı takvime girmeniz gerekir.
Sayfayı ücretsiz deneyebilir miyim?
Planla'nın ücretsiz planında online randevu sayfası, aylık 30 randevu, 3 hizmet ve 1 personel var; tek kişilik bir işletme sayfayı bununla deneyebilir. SMS ve WhatsApp hatırlatmaları ücretli planlarda bulunur. Güncel fiyatlar https://planla.co/fiyatlar sayfasında.
İlk iş: fiyat listesine süre ve personel yazın
Bu akşam fiyat listenizi önünüze alın. En çok satılan 10 hizmetin yanına kaç dakika sürdüğünü ve hangi personelin yaptığını yazın, altına da haftalık öğle aranızı ve kapalı saatlerinizi ekleyin. Sayfayı kurarken ihtiyacınız olan bilginin büyük kısmı bu tek kâğıtta toplanmış olur.